Virtual DA, October 21, 2020. Photo by Bjorn Ulfsson, CTIF
14 Oct 2020

Time to sign up for Virtual Delegates Assembly 2020

Communication Group
CTIF information for Associate Members
CTIF Member Information
Delegates Assembly

Dear members of CTIF, 

As you were informed the virtual Delegate Assembly will take place on October 21, 2020 at 9:00 UTC via the Zoom application. This is a good app to calculate how your time zone compares to Universal Time.  http://time.is/UTC.

Information and forms for how to sign up will sent by e-mail to National Committees and other member representatives with the rights to attend.

We estimate that the Delegates Assembly will take around 2,5 - 3 hours, including breaks and voting.

Please read more information to follow, published either here or sent directly to your member contact e-mail addresses. If you feel that you are missing any information, please contact us to update your contact information.

 

CTIF News Banner

 

  • THE ZOOM APPLICATION

There are many possibilities for a virtual Delegate Assembly, but, given the positive experience in recent months and the responses of the CTIF commissions, which have already held several meetings through Zoom,  the CTIF Executive Committee decided to use Zoom on this occasion for Virtual DA 2020 as well.

 

  • INTERNET SAFETY for Zoom:

         We are aware that many organizations / employers do not allow Zoom on their work computers due to some security breaches earlier this year. We feel that Zoom has corrected these safety issues now, making the application currently among the safer video conferencing platforms available. However, the most important reason we chose Zoom is that it is the easiest to use for most people.

If you cannot install the Zoom application on your work computer, phone or tablet, please be aware that you do not need any software installation to connect as an invited guest. If Zoom prompts you to install the app, decline it and connect only though the weblink. This should not present an issue for your work equipment. If there is still an issue, please try to use private equipment / wifi at home. Due to the extraordinary circumstances with the ongoing pandemic, we kindly ask for your patience and understanding at this time.

 

Please use the Training Sessions provided (*info below) to test your connection via Zoom!

 

  • INSTRUCTIONS AND RULES

We have prepared short instructions for using the Zoom application. We have also drawn up short rules in order to make the Delegate Assembly as fluent and clear as possible. Ths will be sent to our National Committees, Honorary members and Associate corporate members, which represent those permitted to attend.

 

  • TEST COMMUNICATION MEETING

We will organize two test communication meetings where you will be able to test the use of applications and ask questions about the Delegate Assembly.

 

The first test two meetings (optional) can be attended on one of the following two dates:

 

    • On Thursday, September 24, 2020 between 9 am and 11 am UTC

Support person: CTIF Secretary Neza Strmole

    • On Tuesday. September 29, 2020 between 15:00 and 17:00 UTC

Support person:  CTIF Information & Website Coordinator: Björn Ulfsson

 

PS: Please note that these first two training sessions are “drop-in”, and you can come in and connect at any time during the two hour time slot, for a long or as short as you wish. There is no need to be there for more than a few minutes if you are already fairly familiar with the Zoom application. However, if you need support, there will be up to two hours allotted to help you if you need it!

 

General Rehearsal October 8

The third test meeting will be mandatory for all participants in the Delegate Assembly, at which we will also test the election application. 

 

  • AGENDA

You will receive the Delegate Assembly agenda in a separate e-mail in the next coming weeks. The entire Delegate Assembly with the election will take approximately 2,5-3 hours.

 

  • APPLICATION FOR THE ELECTIONS

Elections will be held via the Election Buddy app. Details of the election process and how to use the app will follow closer to the actual DA.

 

  • IMPORTANT QUESTION ABOUT the DA 2020 WORKING LANGUAGE:

At the EC meetings, we thought a lot about how to ensure the conduct of the Delegate Assembly in the three official languages, based on the internal regulation of the CTIF. As live translation is much more difficult to do due to the limitations in the virtual environment of the meeting, we have prepared a proposal that for this year only, we all agree to make an exception that the Virtual Delegates Assembly 2020 will be held in  English Only.

If you require simultaneous translation on October 21st, we kindly ask that you arrange a translator locally, either professionally or through a colleague.

 

Please note, that this is only due to the Pandemic, and that physical DAs with translators will resume next year, or as soon as it is safe to do so.

 

We will make sure that other documents are available in all three languages.

 

  • EMERGENCY HELP LINES

Several emergency phone lines and e/mail addresses with technical support will be available to members and delegates throughout the Delegate Assembly. Details to follow.

 

PS: Organising an online international event is challenging due to the various time zones. The CTIF Executive Committee has spent  much effort discussing this, and decided on the start time based on what is the least inconvenient for most of our member countries. We realize that it will be a very early morning (or late night?) for some of our North American friends. 

CTIF hopes that all member countries will be able to attain the meeting, despite the time differences.

 

If you have any other questions do not hesitate to contact us.

 

Best regards, 

Tore Eriksson, President CTIF                                             

Roman Sykora, General Secretary

 

 

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 September 9, 2020 

CTIF Virtuelle Delegiertenversammlung – information nr. 2 

Sehr geehrte Mitglieder des CTIF 

Wie Sie informiert wurden, findet die virtuelle Delegiertenversammlung am 21. Oktober 2020 um 9:00 UTC über die Zoom-App statt. 

Bitte lesen Sie detailliertere Informationen. 

 ZOOM-ANWENDUNG 

 

Es gibt viele technische Möglichkeiten für eine virtuelle Versammlung von Delegierten, aber die Mitglieder des Exekutivkomitees und einige der CTIF-Kommissionen haben bereits viele Sitzungen über Zoom abgehalten, weshalb wir uns entschieden haben, diese zu nutzen. 

 INTERNET-SICHERHEIT für Zoom 

 

Wir sind uns bewusst, dass viele Organisationen / Arbeitgeber Zoom auf ihren Arbeitscomputern aufgrund einiger Sicherheitsverletzungen zu Beginn dieses Jahres nicht zulassen. Wir sind der Meinung, dass Zoom diese Sicherheitsprobleme jetzt behoben hat und die Anwendung derzeit zu den sichereren Videokonferenzplattformen gehört. Der wichtigste Grund, warum wir uns für Zoom entschieden haben, ist, dass es für die meisten Menschen am einfachsten zu verwenden ist. 

Wenn Sie die Zoom-Anwendung nicht auf Ihrem Arbeitscomputer, Telefon oder Tablet installieren können, beachten Sie bitte, dass Sie keine Softwareinstallation benötigen, um als eingeladener Gast eine Verbindung herzustellen. Wenn Sie von Zoom aufgefordert werden, die App zu installieren, lehnen Sie sie ab und stellen Sie nur über den Weblink eine Verbindung her. Dies sollte kein Problem für Ihre Arbeitsmittel darstellen. Wenn es immer noch ein Problem gibt, versuchen Sie bitte, private Geräte / WLAN zu Hause zu verwenden. Aufgrund der außergewöhnlichen Umstände mit der anhaltenden Pandemie bitten wir Sie um Geduld und Verständnis zu diesem Zeitpunkt! 

Bitte nutzen Sie die bereitgestellten Schulungen (* Info unten), um Ihre Verbindung über Zoom zu testen! 

 ANWEISUNGEN UND REGELN 

 

Wir haben kurze Anweisungen für die Verwendung der Zoom-App vorbereitet. Wir haben auch kurze Regeln aufgestellt, um die virtuelle Delegiertenversammlung so reibungslos und 2 

 

klar wie möglich zu gestalten. Details folgen. 

 TESTKOMMUNIKATIONSTREFFEN 

 

Wir werden zwei Kommunikationstests abhalten, bei denen Sie die Verwendung der Apps testen und Fragen zur virtuelle Delegiertenversammlung stellen können. 

Das erste (optionale) Testtreffen kann an einem der beiden folgenden Termine stattfinden: 

 Am Donnerstag, 24. September 2020 zwischen 9:00 und 11:00 UTC 

 

Support e-mail: Neza Strmole: contact@ctif.org 

 Am Dienstag, 29. September 2020 zwischen 15:00 und 17:00 UTC 

 

Support e-mail: Björn Ulfsson: bulfsson@gmail.com 

PS: Bitte beachten Sie, dass diese ersten beiden Trainingseinheiten „Drop-In“ sind und Sie jederzeit während des zweistündigen Zeitfensters für eine lange oder so kurze Zeit, wie Sie möchten, eine Verbindung herstellen können. Sie müssen nicht länger als ein paar Minuten dort sein, wenn Sie mit der Zoom-Anwendung bereits ziemlich vertraut sind. Wenn Sie jedoch Unterstützung benötigen, stehen Ihnen bis zu zwei Stunden zur Verfügung, um Ihnen bei Bedarf zu helfen! 

Das zweite Testtreffen ist für alle Teilnehmer der virtuellen Delegiertenversammlung obligatorisch. Während dieser Sitzung werden wir auch das Abstimmungsprogramm testen. Sie werden über das genaue Datum informiert, voraussichtlich in der zweiten Oktoberwoche. 

 DELEGIERTE 

 

Die Anzahl der Delegierten der virtuellen Delegiertenversammlung und die Anzahl der stimmberechtigten Delegierten richten sich nach dem Statut. Sie erhalten außerdem ein Registrierungsformular für Delegierte. 

 AGENDA 

 

Sie erhalten die Tagesordnung für die Virtuelle Versammlung der Delegierten in den nächsten Wochen. Die gesamte Versammlung der Delegierten mit der Wahl wird ungefähr 2-3 Stunden dauern. 

 ABSTIMMUNGSPROGRAMM 

 

Die Wahlen finden über die Election Buddy App statt. Details zum Wahlprozess und zur Verwendung der App folgen noch. 

 ARBEITSSPRACHE 

 

Bei den Sitzungen des Exekutivkomitees haben wir uns viele Gedanken gemacht wie wir den Ablauf der virtuellen Delegiertenversammlung in den drei Amtssprachen auf Grundlage der internen Regelungen des CTIF sicherstellen können. Da Live-Übersetzungen aufgrund der 3 

 

Einschränkungen in der virtuellen Umgebung des Meetings viel schwieriger sind, haben wir einen Vorschlag vorbereitet, wonach wir uns alle nur für dieses Jahr darauf einigen, eine Ausnahme zu machen, dass die Versammlung der virtuellen Delegierten 2020 auf Englisch stattfinden wird. 

Wenn Sie am 21. Oktober eine Simultanübersetzung benötigen, bitten wir Sie, einen Übersetzer vor Ort zu beauftragen, entweder beruflich oder durch einen Kollegen. 

OBLIGATORISCHE ABSTIMMUNG FÜR ALLE NATIONALEN VERTRETER: 

Stimmen Sie zu, dass die virtuelle Delegiertenversammlung 2020 nur in englischer Sprache abgehalten wird? 

Bitte senden Sie uns Ihre Entscheidung, indem Sie auf diese E-Mail antworten mit: 

 JA, wir stimmen zu. 

 NEIN, wir stimmen nicht zu. 

 

Frist für die Antwort: Freitag, 18. September 2020 

Wir werden sicherstellen, dass andere Dokumente in allen drei Sprachen verfügbar sind. 

 NOTFALLLEITUNGEN 

 

Während der gesamten Versammlung der virtuellen Delegiertenversammlung stehen Mitgliedern und Delegierten mehrere Notrufnummern und E-Mail-Adressen mit technischem Support zur Verfügung. Details folgen. 

Bitte folgen Sie auch den Benachrichtigungen auf unserer CTIF-Website. 

Wenn Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. 

Mit besten Grüßen 

Tore Eriksson Roman Sykora 

President CTIF General Secretary 

 

 

Other Info about Virtual DA 2020:

You will receive more detailed information on access, agenda and elections. You will also receive detailed instruction on how to connect to Zoom, and technical support, once we get closer to the date. As usual, invited members will be National Delegates and our commercial members. Only the designated national representatives will have voting rights, just like during a physical meeting.

The CTIF seminar working group is also working on selecting a small number of keynote speakers to hold short virtual lectures during Delegates Assembly. Due to being restricted to the internet, the program will be much shorter than a normal DA.

The start time is set for 9 am, UTC. (+ / - 0) Since october 21 is after Day Light Savings has ended for all member countries, it means that for most central European countries, the meeting will start at 10:00 am. (Central European Time)

In Finland and some Eastern European member countries, the meeting start time will be at 11:00 am.

In Russia (Moscow) the start time will be 12 (Noon).

In the UK, the meeting will start at 09:00 (GMT.)

For our members in Japan and South Korea, the start time will be at 18:00 / 6 pm.

In Iran (Tehran) the start time will be a 12:30 pm.

For the east coast of the United States, the start time of the meeting will be 4 am. For the Pacific US states, the start time will be 2am. For other US states, please refer to and calculate your time difference with either Pacific or Eastern standard time.

If you have any other questions, please do not hesitate to contact the CTIF Office.

 

PS: All physical CTIF meetings - including Delegates Assembly 2020 and our annual CTIF Seminar - are postponed until further notice. More information on DA 2020 will be sent out to members shortly. (Information below last updated May 4, 2020)

Given the wide spread COVID-19 pandemic situation around the globe, CTIF advices all members to exercise extreme caution when it comes to travel – and if possible restrict all interactions to virtual meetings on the internet.

These recommendations / restrictions are currently active for Spring and Summer of 2020.  However - the CTIF is closely following the development of the pandemic and we are prepared to make amendments to include restrictions for the the entire Autumn of 2020, reaching into 2021 and beyond, should it become necessary.  

All CTIF functions are currently being arranged entirely through virtual solutions, by phone, video conference, mail and other solutions. Several of CTIF´s Commissions decided early on in the pandemic to cancel their meetings and go virtual, in order to take the lead in precautionary measures during the COVID-19 pandemic. The CTIF Executive Committee has been meeting virtually since late 2018, as a compliment to their bi yearly physical meetings, so the transition to a virtual meeting environment  was smooth for CTIF´s governing body.